Print Version   Download Zip File

Çak Elliot
İDARƏ  HEYƏTİ  ÜZVÜNÜN  DƏRSLİYİ


ISAR-Azərbaycan, Bakı-1996


İxtisarlar
İH - İdarə Heyəti
QGT - Qeyri-gəlirli Təşkilat
KİV - Kütləvi İnformasiya Vasitələri


* * *


Müəllifdən

Əziz İdarə Heyəti Üzvü!

Təbriklər! Sizin İH-nin yeni üzvü yaxud veteranı olmağınıza baxmayaraq, istənilən müvəffəqiyyətli təşkilatda işləmək böyük bir şöhrətdir. Mən nədən söhbət açmağımı yaxşı bilirəm, ona görə ki mən də İH-nin üzvüyəm - və cəmiyyətdə MƏNİM təşkilatımın fəaliyyətiylə fəxr edirəm.

Lakin təşkilatımın nailiyyətləri "birdən-birə meydana gəlməyib". Onlar ancaq İH, onun effektiv üzvləri olmaq üçün, vaxt və güc sərf etmək haqqında şüurlu qərar qəbul etdikdən sonra əldə edilib. Mən bu kitabı sizə və sizin İH həmkarlarınıza həmin nailiyyətlərə çatmaqda köməklik göstərmək üçün yaratmışam.

Sual-cavab formasında yazılan bu kitab sizə lazım olan bütün məlumatı verir - İH-nin əsas vəzifələrindən başlayaraq hər bir QGT-ın İH-nin üz-üzə gəldiyi problemlərə qədər. Vaxta qənaət etmək üçün, hər bir hissənin girişində onun tərkibində olan sahələrin qısa məzmunu verilib.

Bu kitabda olan məsələlərin çoxunu sizin İH-də baş verən "standart aparılan prosedura" kimi tanıyacaqsınız. Bəzi məsələlər isə sizin iş üsullarınızdan fərqlənəcək. Misal üçün, siz administratorun hansı bir müəyyən edilmiş dollar miqdarından yüksək olan bazarlığı üçün İH-nin qərarını tələb edə bilərsiniz. Bu kitabda mən sizi xəbərdar edirəm ki, limitləri xərcləmək heç də ən yaxşı yol deyil. Belə bir vəziyyət yarananda,
İH-nin üzvləri icraçı direktornan birlikdə sizin QGT üçün ən əlverişli yolu seçməklə məşğul olsaydı, bu daha məqsədəuyğun olardı.

Mən kitabda sizə, niyə İH-nin üzvü olmağa qərara gəldiyinizdən düşünməyi təklif edirəm. Bəlkə siz sadəcə olaraq işləmək istəyirsiniz ya da müəyyən problem sizi həyəcanlandırır. Yaxud, siz İH-nin üzvü olmaqdan ləzzət alırsınız. Motivlərin nə olduğuna baxmayaraq, onları vaxt aşırı qiymətləndirmək vacibdir. Bu, təşkilatın missiyasına yönəlməyinizə
və təşkilatın gələcəyi üçün ən yaxşı mümkün qərarlara gəlməyinizə köməklik göstərəcək.


Nəhayət, ümidvaram ki, İH-nizdə yaranan hansı bir problemi həll etmək üçün, siz bu kitabı əlinizin altında saxlayacaqsınız. İşiniz irəli!
İH-də xidmət etməyi, MƏNİM üçün nə dərəcədə dəyərli olduğunu, sizə də arzulayıram!

Çak Elliot, İH Doktoru

* * *

İçindəkilər

HİSSƏ 1: SİZDƏN GÖZLƏNİLƏN ƏSAS FƏALLIQ
 
İH-nin üzvü kimi məndən nə gözlənilir?
Qabaqgörən insan nə deməkdir?
Bu vəzifələri mən necə yerinə yetirirəm?
Strateji ya da uzunmüddətli plan nə deməkdir?
Nəyə görə strateji planı əldə etmək mühüm məsələdir?
Strateji planın daxilində nə var?
İH-nin planı nə dərəcədə uzunmüddətli olmalıdır?
Mən QGT-ın uzunmüddətli planının tərtib olunmasına necə kömək edə bilərəm?
Ştat işçiləri tədqiqat prosesində iştirak edə bilərlərmi?
Məlumatı yığandan sonra biz nə etməliyik?
Adətən İH strateji plan üzərində nə vaxt işləyir?
İcraçı direktor planlaşdırma prosesində iştirak etməlidirmi?
Mən İH-nin başqa üzvlərinin marağını strateji planlaşdırmaya necə yönəldə bilərəm?
Plan yazılandan sonra nə baş verir?
Mən strateji planın yeridilməsinə necə kömək edəcəyəm?
Uzunmüddətli plan dəyişdirilə bilərmi?
Planın dəyişmək vaxtını və ya yeni planın yazılması vaxtını mən necə biləcəyəm?
QGT-ın büdcəsinin hazırlanmasında MƏNİM rolum nədir?
Büdcə layihəsini qəbul etmək üçün sizin hansı məlumata ehtiyacınız var?
Büdcə qəbul ediləndən sonra mən xərclər haqqında fikir irəli sürə bilərəmmi?
QGT-ın aylıq maliyyə vəziyyətini mən necə biləcəyəm?
Maliyyə hesabatlarında mən nəyə fikir verməliyəm?
Əgər mən öz maliyyə məsuliyyətimdən narahatamsa, nə etməliyəm?
İH-nin üzvləri hansı siyasəti aparırlar?
İH nə vaxt siyasəti dəyişir yaxud yeni siyasəti irəli sürür?
Siyasət bəyəniləndən sonra MƏNİM rolum nə olacaq?
İH-ni təbliğ etmək nə deməkdir?
Mən öz QGT-ımı harada təbliğ edə bilərəm?
Mən diqqəti öz təşkilatıma cəlb etmək üçün nə etməliyəm?
 

HİSSƏ 2: BAŞQALARI İLƏ ƏLAQƏDƏ OLARAQ

MƏNİM QGT-la bağlı olan başqa insanlarla münasibətim necədir?
Bu insanlar və qruplar kimdir?
İH-nin sədri ilə MƏNİM münasibətim necə olmalıdır?
Mən necə İH-nin rəhbərliyinin üzvü ola bilərəm?
Komitən sədrinin rolu nədir?
İH-nin başqa üzvlərinə MƏNİM münasibətim necə olmalıdır?
Mən icraçı direktorla tez-tez söhbət etməliyəmmi?
Administratorla münasibətlərimi yaxşılaşdırmaq üçün mən nə etməliyəm?
İcraçı direktor məndən nə gözləyir?
Ştat işçiləri ilə QGT haqqında söhbət aparmalıyammı?
Lazımi komanda ardıcıllığı nə deməkdir?
Ştat işçilərini nəzərə çarpan işə görə fərqləndirmək lazımdırmı?
Mən bizim QGT-ın xidmət etdiyi adamlarla söhbət edə bilərəmmi?
Mən onlara nə deməliyəm?
KİV işçiləri müəyyən problemlərə aid MƏNİM fikrimi bilmək üçün mənə yaxınlaşa bilərlərmi?
Reportyorların suallarına cavab verməyin ən yaxşı yolu hansıdır?
Geniş kütlə ilə MƏNİM ünsiyyətim olacaqmı?
Geniş kütlə ilə əlaqənin effektiv strategiyaları hansılardır?


HİSSƏ 3: İH-nin ÜZVLƏRİNİN VƏZİFƏLƏRİ

Hansı əsas fəaliyyətdə MƏNİM iştirakım gözlənilir?
İH-nin üzvləri hansı standart fəaliyyətə cəlb olunur?
İclaslarda iştirak etmək nə dərəcədə vacibdir?
İclaslara hazırlanmağın ən yaxşı yolu hansıdır?
Gündəlik qovluğu nədir?
Mən müəyyən məsələni gündəliyə necə daxil edə bilərəm?
İclas başlayandan sonra mən nə etməliyəm?
Yadıma salın. Düzgün parlament prosedurası nə deməkdir?
Nəyə görə protokolun qəbul edilməsi vacibdir?
Razılıqlı gündəlik nə deməkdir?
Mən təklifləri necə və nə vaxt irəli sürə bilərəm?
Təklifin birinci dəfədən keçməsi üçün mən nə etməliyəm?
Hər məsələ üzrə diskussiya nə qədər çəkməlidir?
Hansı növ komitələrdə mən xidmət edə bilərəm?
Bütün komitələrin eyni səlahiyyəti varmı?
Komitələr İH-nə hesabatları və məsləhətləri necə təqdim edirlər?
Nəyə görə maliyyələşdirilmə əhəmiyyətlidir?
Mən maliyyələşdirilməyə nə dərəcədə cəlb olunmalıyam?
Məndən QGT-a şəxsi əmanət etmək xahiş olunacaqmı?
Öz yoldaşlarımdan pul istəməliyəmmi?
İH-nin pul vəsaiti əldə etmək üçün hansı yolları var?
MƏNİM pul vəsaiti əldə etmək üçün nə köməyim ola bilər?
 Pul vəsaiti xahiş etmək üçün mən potensial donorları haradan tapa bilərəm?
Xahiş müraciətindən öncə mən nəyi öyrənməliyəm?
Maliyyələşdirilmədə icraçı direktorun və ştat işçilərinin rolu nədir?
Pulun verilməsi ehtimalını yüksəltmək üçün mən nə etməliyəm?
Xahiş edəndən sonra mən nə etməliyəm?
İmtinaya sizin münasibətiniz necə olmalıdır?
Mən pul ayırmaq haqqında xahiş edərkən həyəcanımı necə aradan qaldıra bilərəm?
Nəyə görə administratorun qiymətləndirilməsi İH-nin vəzifəsidir?
Qiymətləndirmə prosesinə başlamaq üçün mən nə etməliyəm?
Administratorun nəyi qiymətləndiriləcək?
İH qiymətləndirilməni necə aparmalıdır?
Hansı fəaliyyət MƏNİM İH-nin üzvü kimi bacarığımı yaxşılaşdıracaq?
İH-nin təhsilinə hansı fəaliyyət köməklik göstərir?
Mən İH-nin tərkibindən çıxmağımın vaxtını necə biləcəm?
Mən İH-nin tərkibindən necə çıxmalıyam?
Mən arayışı verəndən sonra nə baş verir?
Mən yeni İH üzvlərinin cəlb etməsində necə iştirak edə bilərəm?
Mən İH-nə hansı növ namizəd axtarmalıyam?
Mən İH-nin "boşluqlarını" necə müəyyən edə bilərəm?
Mən haradan İH-nə yaxşı namizəd tapa bilərəm?
Mən onları İH-də xidmət etməyə necə inandırmalıyam?
Mən yeni üzvlərin özlərini İH-nin bir hissəsi kimi hiss etmələri üçün nə etməliyəm?
Əgər mən İH-nin yeni üzvüyəmsə, mən nə etməliyəm?
Mən İH-nə və təşkilata kömək etmək üçün öz bacarığımdan istifadə edə bilərəmmi?
Həmin biliklərdən və ehtiyatlardan necə istifadə etmək olar?
Mən İH-nin diqqətini öz istedadlarıma necə cəlb edə bilərəm?


HİSSƏ 4: 25 ÜMUMİ PROBLEM
 
İH-də xidmətimdən mən öz şəxsi xeyrimə istifadə edə bilərəmmi?
Mən İH-nin fəaliyyətinə görə məsuliyyət daşıyırammı?
Mən özümü məsuliyyətə cəlb olmaqdan necə qorumalıyam?
Əgər mən administratorun müəyyən bazarlığı ilə razı deyiləmsə, nə edə bilərəm?
İH administratorun müəyyən bazarlıq etmək üçün pul vəsaitini hüdudlaşdıra bilərmi?
Mən bütün xərcləri nəzərdən keçirməliyəmmi?
Əgər xərclər gəlirlərdən yüksəkdirsə, mən nə etməliyəm?
Ümumiyyətlə, İH icraçı direktorsuz görüşə bilərmi?
İH-ni iclasın gündəliyinə necə yönəltmək olar?
Müzakirənin qarşıdurmaya çevrilməməsi üçün mən nə edə bilərəm?
Mən İH-də öz həmkarlarımnan münaqişələri necə aradan qaldıra bilərəm?
Əgər MƏNİM fikrim uduzursa, mən nə etməliyəm?
Mən razı olmadığım qərar haqqında açıq şəkildə fikrimi irəli sürməliyəmmi?
Mən öz həmkarlarımı İH-nin fəaliyyətində daha yaxından iştirak etməyə necə inandırım?
Komitələrin daha effektiv işləməsi üçün mən nə edə bilərəm?
İH-nin üzvü komitənin işini təkrar etməyə səy göstərəndə nə baş verir?
Mən məxfiliyi pozmadan nədən açıq danışa bilərəm?
Yeni bir üzv strateji planda əsas dəyişiklikləri görmək istəyəndə, nə etməli?
Əgər ştat işçisi müəyyən bir problem ya da narahatçılığına dair mənə müraciət edirsə, mən nə etməliyəm?
Əgər ştat işçisinin probleminin dərhal diqqətə ehtiyacı var, onda necə?
Əgər mən xüsusi layihə üzrə ştat işçisinin mənə kömək etməyini istəyirəmsə, nə etməliyəm?
Mən icraçı direktora idarəetmə probleminin həll edilməsi haqqında məsləhət verə bilərəmmi?
İcraçı direktor müəyyən problemi zəif həll etsə, onda necə?
Mən fövqəladə ya da böhran vəziyyətində nə etməliyəm?
Ştat işçiləri administratorun fəaliyyətinin qiymətləndirməsində iştirak etməlidirlərmi?


HİSSƏ 5: ƏLAVƏ

Planlaşdırmanın Qiymətləndirilməsi: Güclü və Zəif Tərəflər
Planlaşdırmanın Qiymətləndirilməsi: İmkanlar və Təhlükələr
Cəmiyyətin İcmalı
Strateji planın analizi
Gündəliyin sorğu forması
Donorun Vəd Forması
İH-nin Üzvünün Rollar və Vəzifələr Sorğusu
Müddətin Axırında Doldurulan Özünü Qiymətləndirmə Forması
İH-nin Keçid Forması
İH-nin Bacarıq Forması
Maraq Münaqişəsinin Əsasnaməsi


* * *


HİSSƏ 1

SİZDƏN GÖZLƏNİLƏN ƏSAS FƏALLIQ

İdarə Heyətinin üzvləri kimdir və onlar nə edirlər? Siz elə düşünə bilərsiniz ki, artıq cavabı bilirsiniz, lakin buna necə əmin olmaq olar? Ancaq İH-nin fəallığının əsas elementlərini nəzərdən keçirəndən sonra, siz əmin ola bilərsiniz ki işi bütövlükdə görürsünüz.

Bu hissə QGT-ın İH-də işləməyə razılıq verdikdə, hər kimdən nə gözlənildiyini izah edir. Hissə sizin əsas vəzifələrinizə, o cümlədən strateji planlaşdırmaya, siyasətin yeridilməsinə, maliyyələşdirmənin nəzarətinə, təşkilatın təbliğatına aid praktiki məlumatla təmin olunub.


S 1:1 İH-nin üzvü kimi məndən nə gözlənilir?
 
Sizin işiniz cəmiyyətdə, dövlətdə, regionda gedən və QGT-ın müvəffəqiyyətinə təsir göstərə bilən dəyişiklikləri və hadisələri izləməkdir. Siz həmçinin təşkilatın gələcəyini planlaşdırmalı və bütünlükdə QGT -a təsir edən siyasəti inkişaf etməlisiniz. Sözün qısası, sizdən qabaqgörən insan olmaq gözlənilir!


S 1:2 Qabaqgörən insan nə deməkdir?

O deməkdir ki , sizin əsas məsuliyyətiniz bunlardır:
* Təşkilatınızın missiyasını müəyyən etmək və onun yerinə yetirilməsinə kömək etmək
* QGT-ın öz missiyasının yerinə yetirilməsinə əmin olmaq üçün onun fəallığına nəzarət etmək
* QGT-ın effektivliyini qiymətləndirmək və lazım olanda dəyişikliklər aparmaq


VƏZIFƏLƏR
 S 1:3 Bu vəzifələri mən necə yerinə yetirirəm?

 Bunu etmək üçün əsas yollar bunlardır:
1) Strateji planlaşdırma. Təşkilatda nə kimi dəyişikliklər  aparılmalıdır ki, beş və ya daha çox il ərzində mükəmməl iş getsin?  Hansı addımlar sizi məqsədinizə çatdıracaq? İH-nin üzvü kimi siz başqa
 üzvlərlə və icraçı direktorla birlikdə bu və başqa suallara cavab verən plan üzərində işləyəcəksiniz. Bundan başqa, plana əsaslanaraq siz məqsədləri və vəzifələri müəyyən edib onlara nəzarət edəcəksiniz.

 2) Maliyyə nəzarəti. İH-nin üzvləri əmin olmalıdırlar ki proqramları  aparmaq və inkişaf etmək üçün kifayət qədər pul vəsaiti var. Bu vəzifənin əsas hissəsi maliyyə hesabatlarına mükəmməl nəzarət və QGT-ın vəsait toplamaq fəallığıdır, xüsusi tədbirlər və illik kampaniyalar daxil olmaqla.
 3) Büdcənin qəbul edilməsi. İcraçı direktor, adətən İH-nin başqa üzvlərinin köməyi ilə, QGT-ın illik büdcəsinin layihəsini təqdim edəcək. Büdcə gündəlik ehtiyaclara və strateji planda göstərilən
 məqsədlərə əsaslanacaq. Sizin vəzifəniz büdcənin layihəsini öyrənmək, sual vermək və onun qəbul edilməsinə səs verməkdir.
 4) Siyasətin yeridilməsi və araşdırılması. İH bütövlükdə QGT-ı idarə edən siyasəti aparır. Bu siyasət strateji plana, icraçı direktorun məsləhətlərinə, qanunlara ya da təşkilatın rastlaşdığı problemlərin həllinə əsaslana bilər. Sizin QGT-ın dəyişən ehtiyaclarını ödəmək üçün siz həmçinin siyasəti araşdıracaq və ona dəyişikliklər daxil edəcəksiniz. 5) QGT-ın təbliğatı. QGT-ın ictimai tərkibi nə qədər yüksək olsa, o qədər də vəsait toplamaq, üzv cəlb etmək asan olacaqdır. İH-nin üzvü kimi sizin vəzifələrinizdən biri də təşkilatın məqsədləri, fəaliyyəti və proqramları haqqında müsbət məlumat yaymaqla, ona cəmiyyət dayağı yaratmaqdır.


STRATEJİ PLANLAŞDIRMA

 S1:4 Strateji ya da uzunmüddətli plan nə deməkdir?

 İH-nin üzvü Cək Kənnon ( Rəpid Siti, Cənubi Dakota ) strateji planı yol xəritəsi ilə müqayisə edir, və onun müqayisəsi lap yerinə düşür! Bu plan QGT-ınızın hal hazırda harada olmasını, gələcəkdə haraya gedəcəyini və bu yol boyu hansı dəyişikliklərə ehtiyacı olduğunu
 göstərən bələdçiyə bənzəyir.

 S 1:5 Nəyə görə strateji planı əldə etmək vacib məsələdir?

Uzunmüddətli planlaşdırma ona görə əhəmiyyətlidir ki:
* O İH-nin üzvlərinə onların nailiyyətlərini göstərir. İH-nin üzvü Roy Şlayxer ( Daytona Biç, Florida ) deyir: "Plan olanda İH müəyyən hadisələrin nə vaxt baş verdiyini bilir. Üzvlər planı inkişafda müşahidə edəndə, planın müəyyən nailiyyətlərə çatmasını görürlər".
 * Strateji plan İH-nin üzvlərini müəyyən problemlərə yönəldir. Şlayxer deyir : "Əgər sizin uzunmüddətli planınız yoxdursa, yoldan kənara çıxmaq təhlükəsi var. Ancaq onu yazılı halda əldə etməyiniz sizin qabağınızda konkret bir məsələ qoyur, və bu, İH-nin irəliyə hərəkət etməyinə köməklik göstərir".
 * Təəccübü aradan çıxarır. Şlayxer davam edir :"Plan olanda, nəyinsə sizi tarazlıqdan çıxarmaq ehtimalı sıfra çatır. Məsələn, icraçı direktor İH-nə müəyyən əmlak almaq üçün kontrakt təqdim edir, və bu planda nəzərdə tutulub. Üzvlər etiraz edə bilməzlər, çünki bu planlaşdırılıb."
* Strateji plan inzibatçıya yol göstərir. İcraçı direktorunuz İH-nin, təşkilatın fəaliyyət sahəsi haqqında istəyini və bundan ötrü nə kimi fəallıq lazım olduğunu, bilməlidir.. Cəmiyyətin  demoqrafiyasında dəyişikliklər əks etdirən proqramın yaradılması buna yaxşı bir misal ola bilər. Strateji plan bu məlumatı əhatə etdiyinə görə, o, icraçı direktor üçün istiqamətin əsas mənbəsidir. Buna görə, inzibatçının illik məqsədləri də bu plana əsaslanmalıdır.
 S 1:6 Strateji planın daxilində nə var?
 
 Məsləhətçilər strateji planı, səh.4 göstərilən kimi, tərkibində sıx birlikdə beş əsas element olan layihə kimi görməyə çağırırlar. Hər bir elementin izahı ...
 * Təyinatın ifadəsi. Sizin QGT-ın qısa tarixi və yaranma səbəbləri strateji planı irəli sürür.
 * Missiyanın ifadəsi. Bu element sizin QGT-ın indiki işini və gələcəkdə nəzərdə tutulan işləri cəmləşdirir. Missiyanın ifadəsi haqqında strateji planınızın təməl daşı kimi düşünməyə çalışın, ona görə ki məqsədlərin hamısı onun əsasında qurulacaq.
* Məqsədlər. Məqsədlər ümumi halda sizin təşkilatın gələcəkdə nə görmək istədiyini ifadə edir. Tipik məqsədin misalı: "Bu QGT öz ictimai imicini yaxşılaşdırmalıdır".
 * Məsələlər. Məqsədlər müəyyən ediləndən sonra, onlar məsələlər adlanan addımlara bölünürlər. Bu addımlar məqsədin yerinə yetirilməsini həyata keçirir, ona görə ki onlar məntiqi ardıcıllıqla onun yerinə yetirilməsi üçün lazım olan tədbirləri göstərir. "İctimai imici yaxşılaşdırmaq" məqsədi üçün nümunəvi məsələlər belə ola bilər: 1) İH-nin üzvlərinin açıq çıxışlarının sayının çoxalması,
 2) ictimaiyyətə QGT-ın işlərindən məlumat verən kampaniyanın  aparılması, 3) ştat işçilərinin sifarişçilərə xidmət təcrübəsinin yaxşılaşdırılması
* Tədbirlər planları. Bunlar icraçı direktorun və yaxud onun inzibati ştatının məsələnin yerinə yetirilməsi üçün həyata keçirəcək işlərinin siyahısıdır.
 Yenə də yuxarıdakı nümunəni işlədərək, birinci məsələ üçün tədbir planlarını irəli sürək:
1) İH-nin üzvləri üçün açıq çıxışlar üzrə  məsləhətçini işə götürmək,
 2) onlar çıxış edə bilən təşkilatların siyahısını tutmaq,
3) danışma qabiliyyətini inkişaf etmək üçün görüşlər təşkil etmək


S 1:7 İH-nin planı nə dərəcədə uzunmüddətli olmalıdır?

Bu, təşkilatdan təşkilata fərqlənə bilər. Uzunmüddətli planların  əksəriyyəti 3-5 illik olur. Bəzi planlar 10 ya da daha da çoxillik olur,  belə ki İH-nin üzvləri əsas layihələrə, məsələn yeni bir binanın  tikilməsinə, nəzarət edə bilirlər.


 S 1:8 Mən QGT-ın uzunmüddətli planının tərtib olunmasına  necə kömək edə bilərəm?

 QGT-ların İH-ləri uzunmüddətli planı tərtib etmək üçün bir sıra  üsullar işlədir. Ümumiyyətlə, işinizi aşağıdakılarla başlasanız,  siz düzgün yolla irəliləyəcəksiniz:

 Addım #1) QGT-ınızıntarixinin gözdən keçirilməsi. QGT-ın yaranmasının və inkişafının öyrənilməsi, hamını planlaşdırmanın eyni səviyyəsinə gətirən, yaxşı üsullardandır. Təşkilatın tarixinin gözdən keçirilməsindən başlayın. Hətta, əgər  siz onu yaxşı bildiyinizə əminsinizsə, həmin iş sizin yadınıza siz bəlkə  də diqqətinizi yetirməyən mühüm mülahizələri sala bilər. QGT-ın tarixini  oxuyanda xüsusi diqqəti ilk təyinata və missiyaya yetirin və onların  ikisinində indiki vəziyyətə çatmaqlarını izləyin. Təşkilatın tarixini  zaman xəttində xaritələşdirin. Bu cür qrafik hamıya QGT-ın keçdiyi yolu  göstərəcək - və sizin fikrinizi gələcəkdə uzunmüddətli inkişaf və  müvəffəqiyyətə gətirən dəyişikliklərə yönəldəcək.

 Addım #2) Sizin QGT-ın daxilində güclü və zəif tərəflər.  QGT-ınız nəyin öhdəsindən yaxşı gəlir? Nəyi yaxşılaşdırmalıdır? Bu  suallara cavab verəndə, bu sahələrə diqqət yetirin:
 * inzibati ştatın təşkili
 * əlverişli şərait
 * proqramlar və xidmətlər
 * ictimai imic
 * maliyyə vəsaiti

 Addım #3) Xarici imkanların və təhlükənin qiymətləndirilməsi. İH-nin üzvü kimi, siz aşağıda göstərilənlərin hamısının sizin QGT  üçün imkan ya da maneə olduğunu aydınlaşdırmalısınız:
 * demoqrafik şəraitin dəyişməsi
 * sosial və mədəni meyllər
 * yeni qanunvericilik
 * yerli rəhbərliyin dəyişməsi
 * iqtisadi meyllər, maliyyələşdirmənin növləri
 * QGT-lar sahəsində inkişaf

 Addım #4) Cəmiyyətin nəzərdən keçirilməsi. QGT-ın inkişafı üçün  İH-nin üzvləri, işinizin nəyinin cəmiyyətin xoşuna gəlməsini yaxud gəlməməsini, bilməlidirlər. Bunun nəticəsində, məsələn, siz, cari  proqramda düzəlişlər aparmalı yaxud yeni proqram yaratmalı olduğunuzu,  müəyyən edə bilərsiniz..  Ictimaiyyətin münasibətini bilmək üçün, yazılı ya da şifahi sorğu  aparmaq olar. Bu sorğu icraçı direktorun rəhbərliyi altında ştat  tərəfindən aparıla bilər, və sonra icraçı direktor nəticələri İH-nə  izah edə bilər. (45 - 47 səhifələrdə Addım 2-4 üçün nümunələr var.)


 S 1:9 Ştat işçiləri tədqiqat prosesində iştirak edə bilərlərmi?

Bəli. Ona görə ki, onlar sizin xidmət etdiyiniz insanlarla işləyir. QGT-ın gücünü, zəifliyini, inkişaf imkanlarını və təhlükələrini qiymətləndirmək üçün ştat işçiləri əla mənbədir. Faktiki olaraq, bu sahələrdə sorğuları məs ştat işçiləri apara bilər.

S 1:10 Məlumatı yığandan sonra biz nə etməliyik?

Məlumatı məqsədləri müəyyən etmək üçün işlədin. Sonra məqsədləri məsələlərə və tədbir planlarına bölün.
İH-ləri prosesə müxtəlif yolla yanaşır. Bəzilərində plan yazmaqda təcrübəli olan şəxs var. Başqaları icraçı direktordan ya da İH-nin sədrindən, diskussiyanı idarə etməyi və məqsədləri, məsələləri müəyyən etməyi, xahiş edirlər.
Plan üzrə mütəxəssislər uzunmüddətli planın məqsədlərini müəyyən etmək üçün kiçik qrup - hər qrupda 3-5 nəfər - üsulunu işlətməyi məsləhət görürlər. Hər qrup planlaşdırma komitəsinin məsləhətlərini nəzərdən keçirir. Sonra qruplar QGT-ın təyinatı, missiyası, məqsədləri və mühüm mövzuları üzrə öz fikirlərini irəli sürür və müzakirə edirlər. Bu suallara aid konsensus əldə ediləndə, kiçik qruplar xüsusi məqsədləri və tədbir planlarını işləyib hazırlayırlar.
Axırıncı addım - hər kiçik qrupun nümayəndəsi öz tövsiyələrini bütövlükdə İH-nə bildirir.
Qeyd: Bu proses saatlar, günlər, həftələr, aylar ərzində davam edə bilər, və prosesin davamı İH-nin işə cəlb edilməsinin səviyyəsindən və yaxşı yazılmış uzunmüddətli planın yaradılmasına marağından asılıdır.


S 1:11 Adətən İH strateji plan üzərində nə vaxt işləyir?

Strateji plan birdən-birə yazılmır. Məsələn, siz plan üzərində mayda işləməyə başlasanız bəlkə də dekabracan bu işi qurtarmayacaqsınız. Bundan başqa, yəqin ki, siz plan üzrə təklikdə, İH-nin iclaslarında və yaxud xüsusi iclaslarda işləyəcəksiniz. İH-lərinin çoxu əsas işi plan komitəsinə həvalə edir.
Plan qurtarmaq üzrə olanda, İH-niz qəti məqsədlər, məsələlər və tədbir planları yazmaq üçün yığışır, və yaxud plan komitəsinə bunu həvalə edir.


S 1:12 İcraçı direktor planlaşdırma prosesində iştiraketməlidirmi?

Əlbəttə! O sizin QGT-ın incəliklərini hər kimdən yaxşı bilir və effektiv plan yazmaq üçün sizi lazımlı məlumatla təmin edə bilər. Bu hakim mövqe tutan şəxs cəlb ediləndə, sizin üçün lazımlı məlumatı almaq, mümkün problemləri müəyyən etmək, məqsədləri, məsələləri, tədbir planlarını yazmaq daha asan olacaq.

S 1:13 Mən İH-nin başqa üzvlərinin marağını strateji planlaşdırmaya necə yönəldə bilərəm?

 Əgər siz kiçik bir plandan başlasanız, İH-nin başqa üzvlərini strateji planın nə dərəcədə əhəmiyyətli olduğuna inandırarsınız. İH-nin üzvü Stiv Smol öz "bir-mövzulu planını " yazarkən, məs bunu nəzərdə tuturdu - bundan sonra İH-nin üzvləri planın inkişafı ilə məşğul olurdular.
Smol (Danlap, İllinoyis) deyir: "Mən işləyən komitə QGT-ın inkişafının yaxşılaşdırmasına dair plan üzrə çalışırdı.. Əvvəlcə komitə müəyyən yeniliklər və təkmilləşmələr irəli sürdü, sonra dəyişikliklər etmək üçün əldə olan vəsaiti nəzərdən keçirdi. İş irəliləyincə komitənin üzvləri düzəlişlər aparırdılar və sonra bütünlükdə İH üçün məruzə etdilər.
 Sonralar İH-nin üzvləri planın necə də mükəmməl surətdə işlədiyini görəndə, əmin oldular ki, bütövlükdə təşkilat planlaşdırmanı aparmalıdır!"


S 1:14 Plan yazılandan sonra nə baş verir?


Sizin QGT-ın düzgün istiqamətdə irəliləməsinə əmin olmaq üçün, strateji planı tez-tez nəzərdən keçirin. İH-nin iclasları bunu etmək üçün əla yerdir. İH-nin sədri Betti Anderson ( Tayler, Texas) deyir: "İH-ni bizim uzunmüddətli planla aylarla ahəngdə saxlamaq üçün, mən gündəliyin hər sualını planın məsələləriylə uzlaşdırıram. Nəticədə, İH vaxtının 90 % təşkilatın məqsədlərinə uyğun gəlməyən məsələlərə sərf etmir."


S 1:15 Mən strateji planın yeridilməsinə necə kömək edəcəyəm?

Bunun iki yolu var:
1) İcraçı direktor üçün məqsədlər irəli sürmək. Administratorunuzun işi QGT-ı işə salmaq üçün, uzunmüddətli plandan istifadə etməkdir. Lakin bunu etmək üçün, İH uzun - və qısa müddətli prioritetləri aydınlaşdırmalıdır. Məs burada siz strateji plana əsaslanaraq, şəxsi məqsədləri və tədbir planlarını irəli sürmək üçün administratorla işləməlisiniz.
2) Məqsədləri əks etdirən siyasət yaratmaq və yaxud onu dəyişmək. Məqsədlərinizin biri də QGT-ın bütövlüklə işini yaxşılaşdırıb, onu ştat işçiləri üçün daha da yaxın-tanış edəsiniz. Bunu yerinə yetirmək üçün personala dair siyasətin bəzi hissələrini təzədən yazmaq olar, bu da İH-nin QGT-a öz uzunmüddətli məqsədlərini yerinə yetirmək üçün köməyinin bir yoludur.


S 1:16 Uzunmüddətli plan dəyişdirilə bilərmi?

Bəli, strateji plan qanunlarda və ya cəmiyyətdə baş verən gözlənilməz dəyişiklikləri nəzərə almalıdır. Məsələn, sizin regiona ingilis dili bilməyən xeyli adam köçüb. Sizin QGT, ingilis dilini bilməyən və sizin xidmətinizə ehtiyacı olan əhalinin miqdarının gözlənilməz artmasına, ola bilər ki, hazır olmasın.
Bu zaman siz öz uzunmüddətli planınızı kənara qoymalı və təcili problemlərin həlli ilə məşğul olmalısınız. Sizin xidmət etdiyiniz adamlar qrupu daha da çoxalanda və çeşidli hala düşəndə, siz məqsədləri, məsələləri və tədbir planlarını təzədən yazmalı olacaqsınız. Belə çeviklik sizin QGT-ın xidmətinin mümkün qədər yaxşı olmasına köməklik göstərəcək.


S 1:17 Planın dəyişməsi və yaxud yeni planın yazılması vaxtını mən necə biləcəyəm?

"Plan necə işləyir?" - bu sual siz və sizin həmkarlarınız üçün həmişə diqqət mərkəzində olmalıdır. Planı müntəzəm surətdə nəzərdən keçirmək İH-ni, təhlükə siqnalı gələndə, məsələn, QGT-ın xidmətindən istifadə edən şəxslərin sayının azalması müşahidə olunanda, lazımlı dəyişiklər etmək üçün hazırlıq vəziyyətində saxlayacaq.
Sizin İH işinin plan üzrə getməsini yoxlamaq üçün, həmçinin strateji planın illik qiymətləndirməsini aparmalıdır. (Səh. 48 və 49 bunu keçirmək üçün nümunə formaları var.) Əgər planın hansı bir hissəsi artıq işə aid deyilsə ya da dəyişik tələb edirsə, bunun yollarını müzakirə edin.
 

BÜDCƏ PROSESİ

S 1:18 QGT-ın büdcəsinin hazırlanmasında MƏNİM rolum nədir?

İcraçı direktor təşkilatın büdcə layihəsinin əsas hissəsini hazırlayacaq. Siz isə işə belə cəlb ediləcəksiniz...
Hər bir rəqəm kağız üzərinə yazılandan əvvəl, İH-nin üzvləri gələn ilin məsələlərini və prioritetlərini irəli sürməlidirlər. Məsələn, administrator hansı dəyişikliklər aparmalıdır, və təşkilatın hansı bir satın almaya tələbatı var?
Administratorun axırıncı büdcə layihəsi QGT-ın hesab edilmiş illik xərclərindən başqa bunları da nəzərdə tutmalıdır. Məs həmin büdcəni siz qiymətləndirməlisiniz.
Heç nəyi diqqətdən yayındırmamaq üçün və gözlənilməz xərcləri ödəmək üçün (məsələn, tufandan , talanmadan, oğurluqdan zərər), bu sənədi çox diqqətlə oxumalısınız. Əgər siz "Bizim, büdcənin hər bir maddəsini ödəmək üçün kifayət qədər pul vəsaitimiz olacaqmı?" sualına məmnunluqla cavab verirsinizsə, onda büdcənin qəbul edilməsinə səs verin.
 Əgər icraçı direktor İH-nin tövsiyyələrinin hamısını büdcəyə daxil edə bilmirsə, o, İH-nin ya da maliyyə komitəsinin sədri ilə təmasda olmalıdır. Sonra İH planların dəyişməsi ya da onları ödəmək üçün pul tapmaq haqqında qərar qəbul etməlidir.


S 1:19 Büdcə layihəsini qəbul etmək üçün sizin hansı məlumata ehtiyacınız var?

Gələn ilin maliyyə məsələlərini və prioritetlərini hazırlamaq üçün QGT-ın strateji planından istifadə edin.
Lakin, məqsədlərinizin büdcə ilə uyğun gəlməsini təyin etməyiniz daha mürəkkəb olacaq. QGT-ın xərclərini qiymətləndirmək üçün hər iclasda aldığınız cari ilin aylıq maliyyə hesabatlarından istifadə edin. Sonra buna administratorun hesablarına əsaslanan və büdcə prosesində işlənən iclasın strateji məsələlərinin xərcini əlavə edin.


S 1:20 Büdcə qəbul ediləndən sonra mən xərclər haqqında fikir irəli sürə bilərəmmi?

Bəli, ancaq dolayı yolla. Büdcənin vəsaitinin ən səmərəli yolla sərf olunması icraçı direktorun işidir. Halbuki, İH-nin irəli sürdüyü məsələlər mühüm dərəcədə pulun haraya sərf olunmasını müəyyən edəcək.


S 1:21 QGT-ın aylıq maliyyə vəziyyətini mən necə biləcəyəm?

Icraçı direktorun maliyyə hesabatı iclasınızın gündəlik qovluğunun tərkibində olmalıdır. Həmin hesabat düz, sadə yolla göstərilmiş aylıq xərcləri və gəlirləri cəmləşdirir.
Administratorların çoxu öz aylıq maliyyə hesabatlarına il başlanandan bəri bu günə kimi, və keçən ilin eyni ayının xərclərini və gəlirlərini daxil edirlər. Bu rəqəmləri müqayisə edərək, İH-nin üzvləri xərclərdə və gəlirlərdə şübhəli dəyişiklikləri araşdıra bilərlər.


S 1:22 Maliyyə hesabatlarında mən nəyə fikir verməliyəm?
 
 Sizin birinci nömrəli vəzifəniz QGT-ın məsuliyyətli işləməyinə əmin olmaqdır, ona görə də elə ilk məlumatlardan başlayın. Sonra özünüzə üç sual verin:

* QGT planlaşdırılmış xərclər və gəlirlər əsasında işləyirmi?
* Təşkilatın maliyyə baxımından ödəmək qabiliyyəti varmı, yəni cari xərcləri ödəmək üçün bankda kifayət qədər pul varmı?
* Gələcək xərcləri ödəmək üçün QGT-ın gəliri olacaqmı?

 Halbuki, ancaq maliyyə hesabatını diqqətlə nəzərdən keçirən zaman, aydan-aya baş verən mühüm dəyişiklikləri tapa bilərsiniz. Əgər ilk məlumatların rəqəmləri siz gözlədiyiniz kimi deyil, ya da əgər siz kəskin artma ya əksilmə müşahidə edirsinizsə, administratordan izah etməyini xahiş edin.


S 1:23 Əgər mən öz maliyyə məsuliyyətimdən narahatamsa, nə etməliyəm?

İH-nin üzvü Çak Consonun sözləri ilə desək, siz aşağıdakıları etsəniz, səhv etməzsiniz:
1) Sizə lazım olan məlumata aid icraçı direktora müraciət edin. Conson (San Fransisko, Kaliforniya) deyir: "Məlumatı lazımi miqdarda almaq üçün, icraçı direktorla danışın və rahat olmağınız üçün, hansı məlumata ehtiyacınız olduğunu ona bildirin. Bizim İH bir səhifəlik hesabatla qane olur. Onun əvvəlində QGT-ın maliyyə vəziyyəti haqqında 10 sətirlik mətn olur. Səhifənin qalan hissəsi bizim gəlirin proqnozuna həsr olunur. "
2) Administratora QGT-ın maliyyə vəziyyəti haqqında sual verin. "Əgər cavablar sizi qane edirsə, onda bu məsələyə artıq vaxt sərf etməyə ehtiyac yoxdur. İH-nin üzvləri bir mühüm şeyi bilməlidirlər - maliyyə vəsaiti icraçı direktor, İH-nin sədri və İH-nin xəzinəçisinin nəzarəti altındadır."
3) Büdcəyə dair proqnoz irəli sürəndə çevik olmağı unutmayın. "İH-nin üzvləri başa düşməlidirlər ki, rəqəmlər həmişə qəpiyəcən üst-üstə gəlməyəcək. İH-nin üzvləri çevik olmalı və yadlarında saxlamalıdırlar ki, kiçik təshihlər mümkündür."


SİYASƏTİN YERİDİLMƏSİ

S 1:24 İH-nin üzvləri hansı siyasəti aparırlar?

İH-nin üzvü David Kliss (La Port, İndiana) bu suala gözəl cavab verir: "İH-nin üzvləri bütövlükdə QGT-a təsir göstərən siyasəti irəli sürürlər. İcraçı direktor və onun inzibati ştatı bu siyasəti həyata keçirir."


S 1:25 İH nə vaxt siyasəti dəyişir yaxud yeni siyasəti irəli sürür?

Buna ancaq ciddi səbəb olanda. Məsələn, əgər yeni bir qanun sizin təşkilata təsir göstərirsə, siz təşkilatın personalının siyasətini dəyişə bilərsiniz. Və yaxud, gözlənilməyən bir problem sizin icraçı direktorunuzu mövcud siyasətin dəyişməsini ya da yeni siyasətin layihəsini birlikdə yaratmağını məsləhət etməyə məcbur edir.


S 1:26 Siyasət bəyəniləndən sonra MƏNİM rolum nə olacaq?

Müxtəsər surətdə desək, kənara çəkilmək və icraçı direktora bu siyasətin yeridilməsini həvalə etmək. İH-nin üzvü Kliss deyir: "Bir qrup kimi, İH-nin üzvləri hüquqi, maliyyə və etik nöqteyi-nəzərdən təşkilatın bütün fəaliyyəti üçün məsuliyyət daşıyırlar, ancaq onların əsil rolu nəzarətdir."

Halbuki, siyasətin necə aparıldığını aşkar etmək üçün vaxt aşırı icraçı direktorun işini yoxlasanız yaxşı olar.


TAM MƏTN ZİP FİLE-dadır

  

Çak Elliot
İDARƏ  HEYƏTİ  ÜZVÜNÜN  DƏRSLİYİ


1 -2 -

All Materials From This Site Can Be Used Only For Educational Purposes
All Rights Reserved � FAR CENTRE-2002, Baku-Azerbaijan